Văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm tuy là những vật liệu nhỏ nhưng lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong môi trường làm việc. Lưu ngay những sổ tay hướng dẫn mua sắm đồ dùng văn phòng phẩm phù hợp với công ty để ứng dụng cho doanh nghiệp.

Văn phòng phẩm là gì? Công dụng của đồ văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm (VPP) là thuật ngữ chung để chỉ các sản phẩm và dụng cụ cần thiết được sử dụng trong môi trường làm việc văn phòng. Các mặt hàng này bao gồm bút, giấy, sổ tay, bìa hồ sơ, máy in, mực in, kẹp giấy, băng keo, và nhiều dụng cụ khác hỗ trợ cho các công việc hành chính, quản lý tài liệu và truyền thông trong văn phòng.

Văn phòng phẩm có thể mang đến nhiều công dụng vượt trội về thời gian lẫn hiệu suất hoàn thành công việc:

• Hỗ trợ công việc hành chính: Văn phòng phẩm giúp hỗ trợ các công việc hành chính như soạn thảo, lưu trữ, và quản lý tài liệu. Các sản phẩm như giấy, bút, sổ tay, và máy in là những vật dụng cơ bản giúp ghi chép thông tin, in ấn tài liệu, và tổ chức công việc một cách gọn gàng và chuyên nghiệp.
• Tăng hiệu quả làm việc: Với các dụng cụ như máy tính, máy photocopy, máy in, và các thiết bị văn phòng khác, nhân viên có thể hoàn thành công việc nhanh chóng và chính xác hơn. Sử dụng đúng loại đồ dùng văn phòng phẩm còn giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng năng suất làm việc.
• Hỗ trợ tổ chức và lưu trữ: Các sản phẩm như bìa hồ sơ, kẹp giấy, bìa đựng tài liệu, và giá đựng giấy giúp lưu trữ và tổ chức tài liệu, hồ sơ một cách hệ thống, dễ tìm kiếm và truy cập khi cần thiết. Điều này không chỉ giúp văn phòng gọn gàng hơn mà còn hỗ trợ quản lý thông tin hiệu quả.
• Tạo sự chuyên nghiệp trong giao tiếp: Các dụng cụ văn phòng phẩm như phong bì, giấy in logo công ty, danh thiếp, và bút viết cao cấp góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. Văn phòng phẩm không chỉ là công cụ làm việc mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu.
• Hỗ trợ sáng tạo và đổi mới: Một số văn phòng phẩm như bút màu, bảng vẽ, giấy ghi chú và các dụng cụ sáng tạo khác khuyến khích nhân viên thử nghiệm, đổi mới, và thúc đẩy tư duy sáng tạo trong công việc. Những công cụ này đặc biệt hữu ích trong các môi trường làm việc đòi hỏi sự sáng tạo liên tục như marketing, thiết kế, và quảng cáo.

Phân loại các đồ văn phòng phẩm

Đồ văn phòng phẩm được phân loại thành các danh mục chính sau:

• Bút và bút viết: Bao gồm bút bi, bút mực, bút lông, bút máy, bút chì và các loại bút khác.
• Giấy và sổ ghi chú: Bao gồm giấy in, giấy photocopy, giấy ghi chú, sổ tay, sổ bìa cứng…
• Hồ sơ và bìa tài liệu: Bao gồm bìa file, bìa kẹp giấy, hộp đựng tài liệu, tập tài liệu…
• Dụng cụ ghi chú: Bao gồm băng dính, bút highlight, bút dạ, bút trình chiếu, bút lông màu và các loại dụng cụ khác để ghi chú và đánh dấu.
• Bưu phẩm và hộp thư: Bao gồm bao thư, bưu phẩm, phong bì, tem và các sản phẩm liên quan đến gửi và nhận thư từ.
• Dụng cụ văn phòng: Bao gồm bấm kim, bấm giấy, kéo, dao, bút chì, tẩy, thước, kẹp giấy và các loại dụng cụ khác sử dụng trong văn phòng.
• Đồ điện tử: Bao gồm máy tính, máy fax, máy in, máy chiếu, máy photocopy, điện thoại, máy tính xách tay và các thiết bị điện tử khác.
• Đồ dùng bàn làm việc: Bao gồm bàn, ghế, kệ sách, tủ hồ sơ, giá để bút và nhiều phụ kiện khác để trang trí và tổ chức không gian làm việc.

Danh sách văn phòng phẩm cần thiết

Bút các loại

• Bút bi: Là sản phẩm vô cùng cần thiết cho mọi nhân viên trong công ty
• Bút lông viết bảng: Sử dụng trong mỗi cuộc họp dùng để viết và truyền tải những nội dung cần truyền đạt.
• Bút tẩy xóa: Tẩy xóa đi những sai sót trong quá trình ghi chép.
• Bút dạ quang: Làm nổi bật những vấn đề quan trọng trên tài liệu.

Giấy các loại

Giấy trong văn phòng thường được dùng với nhiều mục đích khác nhau như:

• Giấy in văn phòng: Giấy các loại tùy theo yêu cầu sử dụng của công ty. Đối với với tài liệu thông dụng có thể lựa chọn giấy định lượng 68gsm - 70gsm. Đối với hợp đồng nên chọn giấy dày và có độ trắng mịn với định lượng từ 70gsm - 80gsm.
• Giấy in nhiệt, giấy fax, giấy note: Giấy in nhiệt dùng để in hóa đơn, in bill. Giấy fax để fax các loại giấy tờ. Giấy note để viết ghi chú…
• Sổ: Sổ là một trong những vật dụng văn phòng không thể thiếu dùng để ghi chép những nội dung quan trọng

File hồ sơ

File hồ sơ hay còn gọi là bìa kẹp hồ sơ là sản phẩm giúp lưu giữ các hợp đồng quan trọng, kế hoạch làm việc của công ty dưới dạng văn bản:

• Bìa còng: Làm từ giấy bìa cứng có bọc 1 lớp nhựa simili dẻo dai bên ngoài, chống thấm nước, oxi hóa vô cùng hiệu quả cùng bộ còng được làm từ inox chống gỉ sét. 
• Kệ đựng: Có thể chứa được nhiều file tài liệu nhờ khoang chứa rộng. Cấu tạo kệ đựng chắc chắn, không bị ọp ẹp hay hư hỏng.
• Bìa lá: Phù hợp cho những file tài liệu ít và vừa. Phù hợp đựng tài liệu khi đi ký kết hợp đồng, kẹp tài liệu báo cáo…
• Bìa trình ký: Thường được chọn để lưu trữ bản vẽ chi tiết, bản vẽ kỹ thuật, dự án hoặc hợp đồng…

Dụng cụ vệ sinh văn phòng

Dụng cụ vệ sinh văn phòng được xếp vào danh mục thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty. Vệ sinh văn phòng sạch sẽ để tạo nên không gian làm việc thoải mái cho nhân viên. Vì thế, nước lau nhà, chổi, giẻ lau,… là những sản phẩm rất cần thiết.

Máy móc và thiết bị văn phòng

Máy scan, máy photocopy, máy in, máy vi tính, máy đếm tiền, điện thoại bàn,… là những sản phẩm vô cùng quan trọng trong một công ty, giúp cho các công việc cần làm trở nên thuận tiện và được thực hiện nhanh chóng nhất có thể.

Ngoài ra còn có két sắt, hộp đựng tiền, hộp đựng chìa khóa, camera giám sát và các sản phẩm khác liên quan đến bảo vệ và an ninh văn phòng.

Gợi ý một số cách chọn mua đồ dùng văn phòng phẩm

Không chọn các sản phẩm có giá thành quá rẻ

Không nên chọn mua những vật phẩm có mức giá rẻ hơn nhiều so với mức giá trên thị trường vì đây thường là những sản phẩm kém chất lượng. Luôn tìm hiểu rõ về nguồn gốc xuất xứ để đảm bảo an toàn cho sức khỏe trong quá trình sử dụng và tránh tình trạng hư hỏng, tốn thêm chi phí mua lại.

So sánh nhiều sản phẩm cùng loại

Tham khảo và so sánh nhiều dụng cụ văn phòng phẩm cùng loại để tìm được mức giá sản phẩm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Chọn những sản phẩm có chất lượng tốt để đảm bảo sự bền vững và hiệu quả trong sử dụng. Kiểm tra kỹ các chi tiết, chất liệu và độ bền của sản phẩm trước khi mua.

Xem xét giá cả và so sánh giữa các sản phẩm và nhà cung cấp khác nhau để đảm bảo rằng bạn nhận được mức giá tốt nhất

Đặt hàng với số lượng lớn trong một lần

Luôn lên định mức sử dụng và danh sách những sản phẩm cần mua trước khi đặt hàng. Đặt hàng theo số lượng lớn và không đặt lắt nhắt, tiết kiệm chi phí vận chuyển và bạn có thể được hưởng thêm chiết khấu từ nhà bán hàng.

Cách vệ sinh và bảo quản văn phòng phẩm đúng cách

Để vệ sinh và bảo quản văn phòng phẩm đúng cách, bạn có thể tuân thủ các hướng dẫn sau:

• Sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng bút, viết, giấy note, dấu mộc…. trong ngăn bàn, bỏ những sản phẩm không cần thiết và chỉ giữ lại những sản phẩm thường liên quan đến công việc của mỗi nhân viên.
• Luôn giữ bàn làm việc gọn gàng, sạch sẽ, thường xuyên lau sạch bụi bẩn trên mặt bàn.
• Xếp hồ sơ theo hệ thống đơn giản, dễ tìm kiếm và quản lý.
• Đánh dấu màu sắc trên các tập hồ sơ để tìm kiếm tài liệu một cách nhanh nhất.
• Không nên đặt tất cả dụng cụ văn phòng phẩm vào ngăn kéo vì điều này sẽ làm bạn khó kiếm được vật dụng đang cần.
• Sắp xếp lại giấy tờ, tài liệu và văn phòng phẩm sau một ngày làm việc, đặc biệt là vào mỗi cuối tuần.
• Giữ bút viết và bút mực luôn được đậy kín khi không sử dụng.
• Bảo quản giấy và sổ ghi chú, bìa tài liệu ở nơi khô ráo, tránh tiếp xúc với nước hoặc độ ẩm cao.
• Tránh để hồ sơ quá nặng hoặc chồng lên nhau quá nhiều, để tránh gãy, bẹp hoặc hỏng.
• Vệ sinh bề mặt hồ sơ và bìa tài liệu bằng cách lau sạch bằng khăn mềm hoặc giấy ẩm để loại bỏ bụi và mồ hôi tay.
• Đặt các dụng cụ trong hộp đựng hoặc hộp nhỏ để tránh tiếp xúc với bụi và hạn chế khả năng bị mất.
• Đọc và tuân thủ các hướng dẫn về vệ sinh và bảo quản của từng thiết bị điện tử cụ thể. Tránh tiếp xúc với nước và đảm bảo thiết bị được cắm vào nguồn điện an toàn.

Trên đây là thông tin tổng hợp của Space T về đồ vật dụng văn phòng phẩm. Nếu bạn đang có nhu cầu mua văn phòng phẩm giá rẻ để phục vụ cho công việc của mình, hay truy cập Space T Shop để tham khảo nhiều mẫu và giá văn phòng phẩm đa dạng!